1、文件柜要充足，完善设备很重要。除了少数保管绝密文件的之外，尽量用玻璃门的文件柜，文件夹都用书脊上可以做标识的找文件就可以一目了然。
2、只有资料管理员可以存取文件，制度、习惯很重要。他人不让插手，否则就乱套了有时间多整理，新文件和用过的文件及时整理。
3、每个大类下面再分多个小类。每个大类可以占用多个文件柜，所有文件分为三个大类。但每个文件柜不可放入不同大类的文件。每个小类可以占用多个文件夹，但是每个文件夹不可放入不同小类的文件。
1、第一个大类是公司管理相关类的文件。下面的小类包括：公司股东会有关的文件，公司董事会有关的文件，公司工商注册有关的文件，公司税务事务有关的文件，公司法律事务有关的文件，政府和各类主管部门的文件，公司各种规章制度，公司人力资源有关的文件，公司总部及各部门的发文备忘录通知等按年度各占一个小类，每个供应商有关的文件占一个小类，公司各个地产项目的全套文件各占一个小类，等等
2、第二个大类是与销售客户有关的文件，其数量会很庞大，也要按每个项目，每个组团，每栋楼每个单元每个客户，来分为小类。
3、第三是大类是各种图书杂志出版物等资料和印刷品，相对好管理一些。
